Audit Internal

Bagian-Bagian Pekerjaan Lapangan

Tujuan-Tujuan Audit

Tujuan-tujuan operasi adalah hasil yang ingin dicapai manajer operasi, misalnya (1) mendapatkan barang yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan harga yang tepat,(2) hanya menerima produk dari pemasok yang memenuhi spesifikasi dan tercakup dalam jumlah yang dipesan

Prosedur operasi dirancang untuk melihat apakah tujuan operasi akan tercapai,  contohnya penggunaan metode statistik yang sesuai dalam menentukan jumlah yang diterima.

Tujuan-tujuan audit terkait dengan tujuan operasi, namun memiliki maksud yang berbeda. Tujuan ini dirancang untuk menentukan apakah tujuan operasi telah tercapai. Tujuan audit tercapai dengan menerapkan prosedur audit untuk menentukan apakah prosedur operasi berfungsi sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan operasi. Untuk tujuan operasi ditetapkan manajemen, sedangkan tujuan audit ditetapkan oleh auditor.

Prosedur audit adalah sarana yang digunakan auditor untuk memenuhi tujuan auditnya. Prosedur audit merupakan langkah-langkah dalam proses audit yang menjadi pedoman bagi auditor dalam melaksanakan penelaahan yang direncanakan, berdasarkan tujuan audit yang ditetapkan.

Tujuan audit harus ditujukan kepada audit untuk setiap hal yang perlu dilakukan. Prosedur audit harus relevan dengan tujuan audit. Prosedur audit mungkin terlihat cocok untuk audit sebuah operasi tertentu, namun jika tidak dirancang untuk melaksanakan tujuan audit yang telah disetujui, maka akan sedikit manfaatnya dalam membantu memenuhi misi audit. Daftar tujuan dan prosedur audit untuk semua operasi tidak ada habisnya dikarenakan beragam aktivitas dan sarana yang mencakupinya. Sehingga para praktisi diharapkan dapat memilih tujuan audit dan menerapkan prosedurnya dengan melihat kondisi perusahaannya, serta merancang prosedur yang relevan dengan tujuan audit yang dipilih.

Berikut salah satu contoh hubungan tujuan audit dengan prosedur audit :

Persediaan, persediaan dipindahkan dari gedung ke departemen yang memesan barang tersebut. Tujuan auditnya adalah mengevaluasi kontrol atas pengalihan tanggung jawab atas barang-barang tersebut. Dokumen yang tepat untuk menunjukkan pengiriman fisik persediaan adalah catatan penerimaan yang ditandatangani dan formulir permintaan  barang. Meskipun laporan penerimaan, daftar pengiriman, dan faktur pemasok berhubungan dengan persediaan, namun dokumen tersebut tidak relevan dengan tujuan audit ini. Tujuan audit yang lain adalah menentukan apakah persediaan dikeluarkan hanya setelah formulir permintaan barang yang diotorisasi diterima. Pengujian yang tepat untuk mencapai tujuan ini adalah memilih sampel acak pengeluaran persediaan perpetual (sisi kredit) dan menelusurinya ke formulir permohonan yang diotorisasi dengan layak. Memeriksa permohonan tanda tangan orang yang berwenang dan menelusuri formulir pengeluaran ke catatan persediaan perpetual atau ke catatan akumulasi biaya tidak memberi keyakinan, bahwa semua kredit atas persediaan telah diotorisasi dengan layak.

Tujuan audit internal yang modern berada dalam kisaran yang luas. Saat ini audit internal sudah beralih dari audit atas keandalan informasi keuangan ke audit atas ketaatan organsasi terhadap hukum dan regulasi, ke audit atas efisiensi dan keekonomian penggunaan sumber terpercaya dan ke audit atas efektivitas kinerja.

Audit SMART

Konsep audit SMART dikembangkan oleh operasi audit pada Carolina Power and Light, salah satu perusahaan publik di Amerika Serikat. SMART adalah singkatan dari Selective Monitoring and Assesment of Risks and Trends (Pengawasan dan Penentuan Selektif atas Resiko dan Tren). Metode ini merupakan gabungan penentuan resiko dan audit analitis, agar mencerminkan efektivitas sistem kontrol internal dan memungkinkan auditor untuk dengan segera mengidentifikasi masalah potensial, tren yang tidak menguntungkan dan fluktuasi yang tidak normal. Elemen dasar dari proses audit, terdiri atas empat tahap :

1. Pemilihan bidang kunci untuk pengawasan dan penentuan
2. Pengembangan indikator kunci untuk pengawasan dan penentuan
3. Implementasi
4. Pemeliharaan teknik audit SMART

Pemilihan bidang kunci untuk pengawasan atau penentuan didasarkan pada kriteria :

• Resiko yang dihadapi organisasi
• Lingkungan kontrol lemah
• Perubahan (inisiatif baru)
• Bidang masalah yang diketahui
• Kemampuan menggunakan teknik audit berbantuan komputer secara efektif
• Mutu informasi
• Likuidasi aset
• Kontrak utama
• Manajemen (kekuatan dan fokus)
• Pengawasan aktivitas oleh yang lain

Sedangkan karakteristiknya, antara lain penuh makna, tepat waktu, sensitivitas, keandalan, dapat diukur dan praktis. Alat dan teknik yang digunakan adalah yang sering diterapkan dalam audit analitis seperti pengamatan periodik, analisis statistik, analisis regresi dan lain-lain. Prosedur yang mungkin dilakukan adalah penggunaan jumlah moneter, kuantitas, rasio atau presentase. Metode pengukuran dan frekuensi bervariasi tergantung pada bidang fungsional dari tujuan audit SMART dan resiko yang terlibat.

Pemeliharaan teknik audit SMART mencakup elemen :

1. Penugasan aktivitas audit SMART ke masing-masing anggota tim
2. Mengupayakan pendokumentasian yang layak dan penyimpanan tersentralisasi
3. Evaluasi periodik atas aktivitas audit
4. Pertimbangan penggunaannya selama proses perencanaan audit tahunan

Manfaat utamannya, adalah : meningkatkan penggunaan metode audit terbatas, meningkatkan upaya audit, memperbanyak audit yang efektif, identifikasi masalah tepat waktu, meningkatkan deteksi kecurangan dan perencanaan audit tahunan.

Pengukuran Kinerja

Auditor mengukur waktu yang dibutuhkan untuk memproses suatu transaksi, setiap pengiriman dalam sampel audit. Mereka akan membandingkan hasilnya dengan standar, hingga mereka selanjutnya mengevaluasi hasil pengukuran dan menentukan apakah temuan tersebut mencerminkan kondisi yang bagus atau tidak. Untuk melakukan pemeriksaan, auditor mencari unit pengukuran dan standar. Standar dapat ditemukan pada instruksi pekerjaan, arahan organisasi, anggaran, spesifikasi produk, praktik industri, standar minimum kontrol internal, GAAP, kontrak, praktik bisnis yang wajar. Maka, dengan membandingkan temuan dengan standar, mereka dapat membuat kesimpulan yang objektif.

Pengembangan Standar

Untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa suatu standar wajar dan relevan, auditor meminta wakil lokal dari Dewan Keamanan Nasional (National Safety Council) untuk menelaah standar. Standar yang sudah divalidasi dibahas dengan manajemen klien dan diterima. Auditor kemudian dengan yakin menggunakan standar tersebut untuk dibandingkan dengan hasil pengukuran mereka. Dengan mengevaluasi kecukupan struktur organisasi sebagai sebuah sarana untuk mengahadapi bencana potensial dan dengan masalah keselamatan, maka dibuat seperangkat kriteria untuk digunakan sebagai tolak ukur dalam mengukur kecukupan sistem kontrol. Kriteria ini mencakup masalah keamanan industrial :

• Struktur, komposisi, dan operasi komite
• Rencana, program, praktik, dan instruksi implementasi
• Pengawasan, pemeriksaan, dan pelaporan aktivitas

Menurut Direktur Keselamatan Kerja dan Dewan Keselamatan Nasional lokal, bahwa kriteria ini wajar dan lengkap. Struktur organisasi bersama dengan rencana dan program yang tepat untuk mengukur kriteria akan mencerminkan sistem kontrol yang memadai, dan diterima klien.

Penggunaan Tolak Ukur

Tolak ukur adalah pemilihan praktik terbaik yang dilakukan oleh organisasi lainnya atau oleh bagian organisasi itu sendiri yang dimaksudkan untuk membantu dalam pencapaian tujuan. Arthur Andersen melakukan studi Praktik-Praktik Global Terbaik (Global Best Practices) yang mengidentifikasi sebelas tindakan yang tepat untuk menentukan aktivitas yang akan meningkatkan upaya organisasi. Aktivitas tersebut dikelompokkan menjadi :

1. Analisis proses audit
2. Merencanakan studi
3. Laksanakan studi
4. Dapatkan pemahaman

Penggunaan tolak ukur adalah proses audit yang diterapkan pada disiplin ilmu audit internal secara utuh untuk mengidentifikasi metode yang inovatif dan produktif yang akan menghasilkan operasi audit internal yang lebih efisien. Tolak ukur dapat diterapkan ke filosofi dasar hubungan audit internal dengan organisasi ke organisasi dari fungsi audit, proses perencanaan, penentuan resiko dan proses evaluasi diri, pekerjaan lapangan, proses pelaporan dan hubungan auditor eksternal dengan dewan komisaris.

Evaluasi

Evaluasi dimaksudkan untuk mencapai pertimbangan yang benar secara matematis dan untuk menyatakan pertimbangan dalam hal yang diketahui. Evaluasi jarang digunakan untuk menentukan nilai moneter, namun lebih pada menemukan hal-hal sejenis dalam istilah yang lebih dikenal. Namun, evaluasi melibatkan lebih dari sekedar perbandingan ukuran dengan standar. Konotasi numerik memungkinkan pengukuran dan evaluasi, dua hal kunci pada pekerjaan lapangan untuk menelusuri jejak audit dengan penuh keselarasan. Evaluasi ini mencerminkan kemampuan untuk mengubah data mentah menjadi penilaian yang beralasan. Standar juga harus dievaluasi kelayakan dan kecukupannya dalam mengukur kemajuan terhadap tujuan dan sasaran organisasi, ketetapan standar untuk kondisi saat ini.

Aspek Operasi

Pengukuran yang dilakukan auditor internal akan diarahkan ke tiga aspek penting organisasi, yaitu :

1. Kualitas, tentukan apakah pesanan pembelian telah disetujui dengan semestinya dan mengandung semua spesifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan. Tentukan apakah perubahan dalam spesifikasi telah diserahkan kepada pemasok
2. Biaya, tentukan apakah daftar para pemasok yang memberi penawaran telah disetujui oleh penyelia departemen pembelian. Tentukan apakah penawaran kompetitif digunakan sebisa mungkin
3. Jadwal, tentukan apakah tanggal saat barang dibutuhkan tercantum dalam pesanan pembelian dan apakah tanggal tersebut sesuai dengan yang diminta oleh organisasi pengguna. Tentukan apakah pegawai departemen pembelian secara rutin mengingatkan pemasok agar barang yang dibeli dapat diperoleh tepat waktu.

Pengujian

            Tujuan Umum Pengujian

Pengujian adalah setiap aktivitas yang memberi auditor bukti yang cukup untuk mendukung opini audit. Tujuannya adalah memberi auditor dasar bagi pembentukan opini audit. Teknik audit dengan komputer dalam kondisi tertentu dapat menguji seluruh populasi. Perangkat lunak tersebut melakukan pengujian dan pengecualian berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya guna pemeriksaan audit.

            Tujuan Khusus Pengujian

Tujuan khusus pengujian adalah :

• Validitas, yaitu kelayakan, keaslian, kewajaran
• Akurasi, yaitu kuantitas,kualitas,klasifikasi
• Ketaatan dengan prosedur, regulasi,hukum yang berlaku
• Kompetensi kontrol, yaitu tingkat kenetralan resiko

            Merencanakan Pengujian

Pengujian harus diawali dengan perencanaan, perencanaan tersebut harus diformalkan dengan dokumentasi dan harus mencakup :

• Pendefinisian tujuan pengujian
• Pengidentifikasian jenis pengujian untuk mencapai suatu tujuan
• Pengidentifikasian kebutuhan pegawai yang mencakup keahlian dan disiplin ilmu yang dimiliki,kualifikasi pengalaman dan jumlah
• Penentuan urutan proses pengujian
• Pendefinisian standar atau kriteria
• Pendefinisian populasi pengujian
• Keputusan metodologi pengambilan sampel yang akan dilakukan
• Pemeriksaan transaksi atau proses terpilih

Pendefinisian Standar Kinerja atau Kriteria

Standar kinerja atau kriteria dapat berbentuk eksplisit dan implisit. Eksplisit apabila secara jelas dalam arahan, instruksi pekerjaan, spesifikasi, atau hukum. Instruksi dapat dinyatakan secara kategori, misalnya rentang waktu tidak boleh melebihi lima hari atau kerugian produksi harus ditolak jika tingkat kesalahan melebihi lima persen.

Standar kerja implisit bila manajemen telah menetapkan tujuan dan sasaran, atau sedang mengupayakan penetapannya, namun tidak menyatakan secara eksplisit bagaimana mencapainya. Melakukan pengujian tanpa menyepakati unit pengukuran dan standar yang dapat diterima akan menghasilkan pekerjaan yang sia-sia.

            Pendefinisian Populasi Pengujian

Populasi yang akan diuji harus dipertimbangkan sesuai tujuan audit. Jika tujuannya adalah memberi opini atas transaksi yang terjadi sejak audit terakhir, total transaksi mencerminkan populasi. Namun apabila tujuannya memberi opini atas kecukupan,efektivitas, dan efisiensi sistem kontrol yang diterapkan saat ini, populasinya mungkin lebih terbatas. Pada kondisi ini, manajemen tidak tertarik dengan apa yang terjadi di masa lampau, perhatiannya berpusat pada saat ini dan masa depan. Auditor harus mencari bukti untuk mendukung kewajaran jumlah dan materialitas transaksi yang terlibat. Auditor harus menetukan karakter dan lokasi populasi untuk mengetahui apakah ada dokumen yang hilang dan memutuskan rencana pemilihan yang tepat.

            Metodologi Pengambilan Sampel yang Akan Dilakukan

Pemilihan sampel harus mengikuti rencana yang paling sesuai dengan tujuan audit baik melalui pertimbangan maupun menggunakan metode statistik. Pemilihan yang paling andal dilakukan berdasarkan daftar yang terpisah dari catatan transaksi itu sendiri.

Teknik-Teknik Pemeriksaan Transaksi atau Proses Terpilih

Auditor memiliki banyak teknik untuk membantu mereka mencapai tujuannya. Yang belum jelas hanya penamaan teknik di antara para auditor.  Brikut penjelasan teknik pemeriksaan transaksi :

1. Mengamati

Bagi auditor, mengamati berarti melihat, memerhatikan, tidak meelewatkan hal-hal yang dianggap penting. Hal ini berarti pemeriksaan visual yang memiliki tujuan, memiliki nuansa perbandingan dengan standar dan suatu pandangan yang evaluatif. Pengamatan dapat dilakukan atas catatan dokumen, diagram, bagan, dan lain-lain.

Mengamati penting untuk dilakukan dan biasanya diterapkan sebelum teknik lainnya. Biasanya observasi harus dikonfirmasi kebenarannya dengan melakukan analisis atau investigasi. Hal ini berlangsung pada saat survei pendahuluan ketika auditor mencoba untuk lebih memahami lingkungan pabrik dan alur kerja serta sistem dan proses. Namun, observasi juga dapat dilakukan saat mengajukan pertanyaan dan saat wawancara, saat auditor mencatat reaksi dan tingkah laku orang yang ditanya.

Observasi yang didasari pada pengetahuan dapat memberi pandangan yang tajam, namun auditor harus berhati-hati saat menggunakan observasi untuk kondisi yang mengandung defisiensi.

2.  Mengajukan pertanyaan

Mengajukan pertanyaan merupakan teknik yang paling pervasif bagi auditor yang menelaah operasi. Pertanyaan diajukan selama audit dan dapat secara lisan maupun tulisan. Pertanyaan lisan paling sering digunakan, namun yang paling sulit untuk dikemukakan. Jika auditor memahami pandangan kebanyakan klien terhadap mereka, yaitu dipandang sebagai ancaman potensial bagi posisi mereka, dan dapat mengubah sikap mereka untuk mengurangi ketakutan maka peluang untuk mendapatkan informasi yang berguna akan meningkat.

Pertanyaan dapat menjadi cara yang paling memuaskan untuk menentukan seberapa baik dan buruknya suatu aktivitas. Pertanyaan dapat ditanyakan dengan mengingat dua tujuan, yaitu membantu auditor dan membantu klien. James Binns mengusulkan suatu kuesioner “proses operasi standar” yag diarancang untuk membantu keduanya. Sistem kuesioner ini dirancang untuk mendapatkan informasi bagi auditor dan pada saat yang sama, menyederhanakan penggunaan manual prosedur oleh klien. Sebagai bagian dari proses audit, auditor meminta klien menjawab kuesioner yang merupakan semacam kuis dan pendidikan sekaligus dan dirajuk ke prosedur khusus yang signifikan dalam manual prosedur operasi standar. Seringkali kuesioner perlu diperbarui secara periodik. Kuesioner yang digunakan dengan layak dapat memudahkan pekerjaan auditor dan meningkatkan kemampuan manajer operasi untuk mengawasi operasi yang menjadi tanggung jawabnya.

3.  Menganalisis

Menganalisis merupakan memeriksa secara rinci, dengan memecah entitas yang kompleks ke dalam bagian kecil untuk menentukan karakteristiknya yang sebenarnya. Dengan menganalisis suatu akun, auditor yang memeriksa catatan keuangan memisahkan, menyusun, dan memecah masing-masing bagian yang membentuk akun tersebut. Auditor dapat menganalisis suatu arahan, akta, kontrak atau pernyataan kebijakan. Hanya membaca saja tidak cukup, auditor harus mengidentifikasi dan menekankan bagian penting dan menentukan maknanya. Auditor dapat menganalisis pekerjaan komite yang memiliki fungsi-fungsi terkait yang merupakan bagian dari program yang luas. Auditor kemudian akan mengobservasi sistem pendokumentasian administrasi, jika ada dan menentukan apakah terjadi tumpang tindih di antara komite dan melihat apakah beberapa fungsi yang penting tanpa sengaja telah terlewatkan.

4. Memverifikasi

Memverifikasi berarti mengonfirmasi kebenaran, akurasi, keaslian,atau validitas sesuatu. Cara ini paling sering digunakan untuk mendapatkan kebenaran fakta dalam suatu laporan. Verifikasi mencakup konfirmasi dan perbandingan.

Auditor memverifikasi suatu jurnal akuntansi dengan membandingkannya dengan rincian pendukung. Mereka memverifikasi jumlah terutang dengan mengonfirmasikannya ke kreditor.

5. Menginvestigasi

Menginvestigasi merupakan istilah yang secara umum diterapkan pada pelaksanaan tanya jawab untuk menemukan fakta yang tersembunyi dan mencari kebenaran. Cara ini mencakup, namun tidak terbatas pada penyidikan, investigasi yang menyelidiki lebih dalam dan ekstensif dengan maksud mendeteksi kesalahan. Investigasi memiliki lebih banyak petunjuk dibandingkan analisis dan verifikasi.

6. Mengevaluasi

Mengevaluasi berarti menimbang apa yang telah dianalisis dan menentukan kecukupan, efisiensi dan efektivitasnya. Evaluasi mengimplikasikan pertimbangan profesional dan merupakan rangkaian yang berjalan melewati keseluruhan proses audit. Tidak ada auditor yang bisa menjadi profesional seutuhnya tanpa mengevaluasi setiap hal yang diaudit dari segi tujuan dan standar. Evaluasi yang layak mengangkat audit dari sekedar pengecekan rinci ke penilaian manajemen. Auditor tidak hanya bertugas menyarankan indakan perbaikan kepada manajemen, namun juga menunjukkan cara agar tindakan tersebut tetap manjur.